Warum Ihre Mitarbeiter Ihre E-Mails nicht verstehen

 

​Ich hatte eine Führungskraft in der heutigen Mentoring Session und seine Frage war: Was muss ich beim Schreiben von E-Mails beachten und welche Fehler sollte ich vermeiden.

Zunächst gilt folgender übergeordneter Grundsatz: Wann immer möglich vermitteln Sie eine Anweisung, oder eine Kritik mündlich. Aber manchmal ist dies einfach nicht möglich oder man will nach einem Gespräch noch einmal das vereinbarte schriftlich zusammenfassen. 
Wir haben heute mit diesem Blickwinkel eine E-Mail meines Klienten analysiert. Am Ende hatte seine E-Mail nur noch die Hälfte der Länge. Dabei habe ich mehrere typische Fehler entdeckt.

 

Sagen Sie klar, ohne Herumgeeiere was Sie wollen

Der häufigste Fehler in Führungskräfte-E-Mails: Sie schreiben um das eigentliche Anliegen herum.

Statt klar zu sagen, was Sache ist, wird angedeutet, abgeschwächt und diplomatisch formuliert.

„Es wäre wünschenswert, wenn die bestehenden Möglichkeiten zur Inanspruchnahme der noch offenen Urlaubstage entsprechend genutzt werden könnten.“

Das klingt unverbindlich, und löst keinen Handlungsschub aus.

Sagen Sie konkret: 

„Bitte nehmen Sie Ihre restlichen Urlaubstage bis zum Jahresende.“

 

Praxistipp:

Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Absenden noch einmal und fragen Sie sich: „Weiß der Empfänger genau, was ich von ihm will?“ Wenn Sie diese Frage nicht eindeutig mit Ja beantworten können, müssen Sie klarer formulieren.

 

 

Sie dürfen die Einzigartigkeit Ihrer Firma ruhig aussprechen

Ein weiteres Problem war, dass die Führungskraft sich nicht traute, deutlich das Alleinstellungsmerkmal der eigenen Firma auszusprechen.

Da stand folgender Text: "wir haben für unsere Firma beschlossen, dass alle den Resturlaub noch bis zum Jahresende beziehen können " die Führungskraft erklärte mir im Nachgang, dass er damit andeuten wolltet, dass andere Firmen in der Branche keine so grosszügigen Regelungen haben. Daraufhin erklärte ich ihm, dass er das deutlich ausdrücken muss – Die Subbotschaft kann keiner erahnen. Und so schrieb er es dann tatsächlich:

„Andere Unternehmen lassen den Resturlaub verfallen. Das wollen wir nicht.“

Praxistipp:

Fragen Sie sich: Habe ich im E-Mail eine Grosszügigkeit oder ein Alleinstellungsmerkmal im Klartext ausgedrückt und nicht nur kryptische Andeutungen gemacht?

 

Vermeiden Sie Akademikersprache

Die E-Mails einiger Führungskräfte erinnern im Stil oft an ein Rechtsanwaltsschreiben ans Gericht.

Typisch sind Hauptwortsätze wie:

„Ihre Umsetzung der Urlaubsplanung unter Berücksichtigung der bestehenden Rahmenbedingungen sollte zeitnah erfolgen.“

Schauen Sie einmal diese Bürokraten Hauptwörtern an: „Umsetzung“, „Berücksichtigung“ „Rahmenbedingungen“. Der Satz oben beinhaltet außerdem kein einziges Verb.

Besser ist:

„Bitte planen Sie Ihren Urlaub rechtzeitig.“

Das ist kürzer, konkreter und leichter zu verstehen.

Praxistipp:

Vermeiden Sie Behördensätze und benutzen Sie bewusst anschauliche Alltagssprache. Schauen Sie, dass Ihre Sätze auch Verben beinhalten.

 

 

Streichen Sie nutzlose Informationen, die jeder schon kennt

In der analysierten E-Mail stand beispielsweise:

„Mitarbeiter mit einem 100-Prozent-Pensum haben Anspruch auf sechs Wochen Urlaub, während Mitarbeiter mit einem reduzierten Pensum fünf Wochen Urlaubsanspruch haben.“

Die Mitarbeiter wissen selber, welche Art von Urlaubsanspruch sie haben das muss nicht noch einmal im E-Mail erwähnt werden. Eine E-Mail wird nicht besser, nur weil sie möglichst viele bereits bekannte Informationen enthält.

 

Praxistipp:

Fragen Sie sich bei jedem Satz: „Braucht der Empfänger diese Information, damit er weiß, was er tun soll?“ Wenn nicht, streichen Sie ihn.

 

 

Schreiben Sie aktiv statt passiv

Eine weitere Unsitte bei Führungskräften sind die weit verbreiteten Passivkonstruktionen.

„Es wurde beschlossen, dass die Urlaubstage bis Ende Dezember genommen werden müssen.“

«Es wurde beschlossen…» Nennen Sie immer eine Person, oder eine Gruppe, die als aktiv Handelnder im Satz vorkommt.

Besser:

„Wir haben beschlossen, dass Sie Ihre restlichen Urlaubstage bis Ende Dezember nehmen müssen.“

Praxistipp:

Suchen Sie nach Formulierungen mit „wurde“, „werden“ oder „wird“. machen Sie daraus einen Aktivsatz mit konkret Handelnden.

 

Entscheiden Sie sich bei Sätzen mit einer „und“ Kombination für EINE der beiden

Viele Führungskräfte schreiben häufig mit «und» verknüpfte Monster Sätze:

„Wir wollen erreichen, dass Sie Ihren erworbenen UND zugewiesenen Urlaub rechtzeitig planen UND beziehen“

Wer zu viele Varianten mit "und" verknüpft in einem Satz unterbringen will, produziert unverbindlichen Wortbrei.

Besser: „Wir wollen erreichen, dass Sie Ihren erworbenen Urlaub rechtzeitig beziehen“

Praxistipp:

Wenn Sie zwei Ausdrücke mit „und“ verbunden haben z.B. «planen und beziehen», streichen Sie einen davon. Ihr Satz wird dadurch immer stärker in seiner Aussage.

 

Verniedlichen Sie nicht eine dramatische Situation

Wenn Ihr Schiff ein Leck hat und Sie als Kapitän wollen das nur höflich umschreiben, dann ist das nicht zielführend - sprechen sie im Klartext aus was los ist.

So stand es im E-Mail: «Wir sollten gemeinsam darauf achten, die Massnahmen einzuhalten, damit der bestehende Status Quo erhalten werden kann.»

Das Problem: Vage Andeutungen, wirken so, als ob sie nicht geschrieben wurden. Nach meiner Rückfrage erklärte mir mein Klient, was er damit meinte.

Daraus wurde dann: «Wir wollen verhindern, dass wir ansonsten die notwendigen Einsparungen über Personalabbau erreichen.»

 

Absätze statt Bleiwüste

Auch ein guter Inhalt wird mit Unlust gelesen, wenn er wie die lückenlos vollgeschriebene Eiger Nordwand aussieht. Vermeiden Sie deshalb E-Mails, die aus vielen langen Absätzen, ohne Leerzeilen bestehen.

Praxistipp:

Jeder neue Gedanke bekommt einen eigenen Absatz. Das erhöht die Lust Ihren Text lesen zu wollen.

Ein E-Mail muss optisch gut gegliedert sein. Lieber eine Leerzeile zu viel, als zu wenig.

 

Beenden Sie die E-Mail mit einem Fazit

Machen Sie am Ende einen Absatz mit der Überschrift «Fazit», wo Sie noch einmal kurz zusammenfassen, worum es geht und was der andere tun soll.

Zum Beispiel:

Fazit:

Beziehen Sie noch offenen Urlaubstage bis Ende Dezember ansonsten verfallen Sie. 

 

Fazit:

Wenn Sie wirksame E-Mails schreiben wollen, trennen sie sich von umständlicher Behördensprache. Reden Sie wo immer es möglich ist Klartext.

 

Etwas Persönliches vom Autor 

Ich weiss, dass meine Artikel eine höhere Qualität liefern, als der Durchschnitt des rhetorischen Sprühnebels, der da draussen sonst zu lesen ist. Tatsache ist: es gibt nur wenige, die das überhaupt erkennen. Wenn Sie zu diesen wenigen gehören, hier eine Idee: abonnieren Sie meinen Newsletter. Und wenn Sie finden, dass ich damit recht habe: fünf Sterne bei Google sind eine schöne Art, es mir mitzuteilen.

 

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